Integritetspolicy

Inledning

All personuppgiftsbehandling utförd av IntelLaw AB (org. nr 559334-3436) (härefter ”IntelLaw” eller ”oss”) sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. IntelLaw värnar om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. I denna integritetspolicy redogör IntelLaw för hur insamling och behandling av dina personuppgifter sker samt beskriver dina rättigheter och hur du tar tillvara på rättigheterna.

IntelLaws integritetspolicy är uppdelad för att du på ett enklare sätt ska hitta den information som berör dig och den information du söker.

Kontaktuppgifter till IntelLaw

Vid frågor eller funderingar gällande IntelLaws personuppgiftsbehandling, vänligen kontakta oss via följande:

E-post: Info@intellaw.se

1. Kontaktpersoner hos intressenter och potentiella kunder

1.1 E-post från potentiella kunder

Ändamål: Syftet är att kunna behandla besvarandet av inskickade frågor, skicka ut offerter och ge information om IntelLaws tjänster till potentiella kunder. Kategorier av personuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnummer, företagsnamn och titel. 

Laglig grund: Personuppgiftsbehandlingen stödjer sig på lagstödet berättigat intresse. IntelLaw har ett berättigat intresse att behandla personuppgifter i syfte att tillgodose kundens förfrågningar.

Lagringsperiod: Personuppgifterna inhämtas vid mottagande av e-post. E-postmeddelanden gallras löpande varje kalendermånad.

1.2 Prenumeration av nyhetsbrev

Detta innefattar alla som kommer i kontakt med oss för att ta del av nyhetsbrevet.

Ändamål: Skicka nyhetsbrev med inslag av IT-juridisk information och nyheter.

Kategorier av personuppgifter: E-postadress.

Laglig grund: Personuppgiftsbehandlingen stödjer sig på samtycke.

Lagringsperiod: Personuppgifterna inhämtas då individen fyller i formuläret för prenumeration av nyhetsbrev på vår hemsida eller på annat sätt informerar oss om att de vill erhålla IntelLaws nyhetsbrev.

Du kan när som helst avregistrera dig från IntelLaws nyhetsbrev genom länken längst ned i respektive nyhetsbrev eller genom att höra av er till oss med begäran att bli borttagen från utskick.

2. Bokföring och räkenskaper

2.1 Bokföring och räkenskaper

Ändamål: Syftet är att kunna behandla fakturaunderlag, verifikat och andra räkenskapshandlingar.

Kategorier av personuppgifter: Namn, fakturareferens, företagsuppgifter, fakturaunderlag och räkenskapshandlingar.

Laglig grund: Personuppgiftsbehandlingen stödjer sig på lagstödet rättslig förpliktelse. IntelLaw har en skyldighet att behandla uppgifter i enlighet med bokföringslagen.

Lagringsperiod: Personuppgifterna inhämtas vid ingående av avtalet och sparas sedan i sju (7) år i enlighet med bokföringslagen.

3. Arbetssökande och referensperson

3.1 Spontanansökan

Ändamål: Syftet med behandlingen är att kunna ta emot och kommunicera med personer som önskar att arbeta på IntelLaw.

Kategorier av personuppgifter: Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, meritförteckning, utbildning, kompetens, tidigare arbetsplatser, personligt brev och CV (bland annat födelsedatum och
information om etnicitet via språkkunskaper).

Laglig grund: Behandlingarna är nödvändiga för att tillgodose vårt berättigade intresse att kunna administrera rekryteringen i syfte att bland annat kunna bedöma vilken kandidat som bäst uppfyller vår kompetensprofil.

Lagringsperiod: Personuppgifterna inhämtas när arbetsansökan inkommer och gallras två (2) år efter sista kontakt i enlighet med diskrimineringslagstiftning.

3.2 Ansökan för utannonserad tjänst

Ändamål: Syftet med behandlingen är att kunna ta emot, besvara och utvärdera arbetsansökningar för en utannonserad tjänst.

Kategorier av personuppgifter: Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, meritförteckning, kompetens, utbildning, tidigare arbetsgivare, personligt brev och CV (bland annat födelsedatum och information om etnicitet via språkkunskaper).

Laglig grund: Behandlingarna är nödvändiga för att tillgodose vårt berättigade intresse att kunna administrera rekryteringen i syfte att bland annat kunna bedöma vilken kandidat som bäst uppfyller vår kompetensprofil.

Lagringsperiod: Dokumentation och underlag som krävs för att IntelLaw ska fullgöra sina skyldigheter enligt diskrimineringslagstiftning sparas i två (2) år.

3.3 Inhämta omdöme från referensperson till arbetssökande

IntelLaw kommer begära in referenser av slutkandidaten för att inhämta omdöme om denne. Är du en referent som har uppgetts av arbetssökande kommer IntelLaw att samla in och behandla de personuppgifter IntelLaw får om dig via arbetssökande.

Ändamål: Syftet med behandlingen är att kunna ta kontakt med angiven referensperson som tidigare arbetat ihop med den arbetssökande eller på annat sätt kan uttala sig om dennes kompetens, personlighet och arbetslivserfarenhet (inhämta omdöme).

Kategorier av personuppgifter:

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Företag/organisation
• Information om kandidatens egenskaper och erfarenhet(er)

Laglig grund: Behandlingarna är nödvändiga för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kontakta dig i syfte att inhämta omdöme om slutkandidat i samband med rekryteringsprocess.

Lagringsperiod: Personuppgifterna kommer hanteras under aktuell och pågående rekryteringsprocess och sedan sparas i två (2) år för att IntelLaw ska kunna fullgöra sina skyldigheter i enlighet med diskrimineringslagen.

4. Vem lämnar IntelLaw dina personuppgifter till?

Dina uppgifter behandlas som utgångspunkt endast av IntelLaw. De personuppgiftsbiträden som tar del av dina personuppgifter hanterar personuppgifterna enligt IntelLaws instruktioner. Dessa instruktioner och annan viktig information regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan IntelLaw och den aktör IntelLaw delar dina personuppgifter med. Detta för att följa gällande lagstiftning, men främst för att värna om dina rättigheter. Exempel på sådana företag som IntelLaw delar dina personuppgifter med är driftsleverantörer för IT-tjänster, ekonomiprogram och mailprogram.

5. Överföring av dina personuppgifter utanför EU/EES

I de fall IntelLaw använder, eller kommer att använda, personuppgiftsbiträden, underleverantörer eller samarbetar med partners som är etablerade utanför EU/EES-området ansvarar IntelLaw för att säkerställa att dessa aktörer kan garantera en säkerhetsnivå motsvarande den som upprätthålls inom EU. För att säkerställa ett tillräckligt skydd för dina personuppgifter vid överföring till länder utanför EU/EES när ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen saknas har IntelLaw i tillämpliga fall ingått avtal med respektive mottagare av personuppgifter innehållandes standardavtalsklausuler beslutade och godkända av EU-kommissionen, inklusive men inte begränsat till de standardklausuler som har beslutats genom kommissionens beslut (EU) 2021/914. För aktörer som befinner sig i USA skyddas dina personuppgifter i enlighet med Data Privacy Framework (DPF).

Kontakta oss om du vill ha mer information om vårt arbete för att säkra överföringar av personuppgifter.

6. Dina rättigheter

Du som har lämnat dina personuppgifter till oss har möjlighet att utnyttja dina rättigheter enligt nedanstående av oss kostnadsfritt genom att kontakta oss. Får IntelLaw in en sådan begäran kan IntelLaw behöva säkerställa din identitet med lämpliga säkerhetsåtgärder i syfte att förhindra obehöriga från att få tillgång till dina personuppgifter. Behovet av att säkerställa din identitet råder enbart om IntelLaw inte kan garantera din identitet. IntelLaw kommer att besvara din begäran utan dröjsmål men senast inom en (1) månad efter det att din begäran kommit oss tillhanda. Du har rätt till nedanstående rättigheter:

a) Rätt till tillgång

Du har rätt att begära tillgång till och besked om vilka kategorier av personuppgifter som behandlas om dig. Informationen är lättbegriplig och utlämnas kostnadsfritt i elektronisk form.

b) Rätt till rättelse

Du har rätt att begära rättelse av dina personuppgifter om de är ofullständiga eller på annat sätt felaktiga.

c) Rätt till radering

Du har rätt att begära att dina uppgifter raderas om behandlingen grundar sig på samtycke eller behandlats på ett olagligt sätt. Radering gäller dock inte de uppgifter som IntelLaw genom lagkrav är skyldiga att bevara.

d) Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att IntelLaw tillfälligt begränsar behandlingen av dina personuppgifter.

Begränsningen av personuppgifter skulle till exempel vara aktuellt i följande fall:

i. under den tid det tar oss att kontrollera om dina uppgifter är korrekta;
ii. under den tid det tar oss att kontrollera om vårt berättigade intresse av en behandling väger tyngre
än dina intressen och grundläggande rättigheter;
iii. för att du ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk;
iv. om behandlingen är olaglig men du vill att behandlingen ska begränsas i stället för att raderas.

e) Rätt till invändning

Du har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som baseras på vårt berättigade intresse.

Om du gör en sådan invändning, tar IntelLaw emot din invändning och gör en helhetsbedömning mellan våra berättigade intressen och dina fri- och rättigheter.

f) Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format för de personuppgifter som grundar sig på samtycke eller avtal och som du själv har tillhandahållit oss. Du har även rätt att begära att IntelLaw överför dina personuppgifter direkt till en annan personuppgiftsansvarig.

7. Kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Du som individ har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). IMY:s kontaktuppgifter finner du här.

8. Ändringar

IntelLaw kan vid behov ändra sin integritetspolicy. Uppdateringarna kommer publiceras på IntelLaws hemsida.

9. Versionshistorik

2024-04-1